fbpx
Prvo trajnostno posestvo v SLOVENIJI
> Povpraševanje
> Top razlogi za obisk

Poslovno komuniciranje je v današnjem času stalna in vseobsegajoča dejavnost. Čeprav sodobni poslovneži večino svojega časa komunicirajo, počnejo to pogosto preveč na pamet, po občutku in pri tem lahko delajo napake. V tem primeru lahko dosežejo s komuniciranjem nasproten učinek, kot so želeli in pričakovali. V nadaljevanju spoznajte osnovna pravila poslovnega komuniciranja, ki vam bojo olajšala komunikacijo na poslovnem področju.

Poslovno komuniciranje – vrste

poslovno komuniciranje

Glede na bližino udeležencev lahko poslovno komuniciranje razdelimo na:

  • Neposredno (direktno) komuniciranje ( na primer poslovni sestanki, poslovni razgovor, predavanje itd.)
  • Posredno (indirektno) komuniciranje (komuniciranje na daljavo, s pomočjo tehničnih pripomočkov, kot so na primer telefon, e-pošta itd.)

Glede na vrsto komunikacije, pa lahko poslovno komuniciranje delimo na:

  • Verbalno poslovno komuniciranje
  • Neverbalno poslovno komuniciranje (kretnje in mimika telesa, stisk rok, obleka itd.)

Pravila za uspešno poslovno komuniciranje

Spoznajte svojo publiko

Na splošno velja, da ljudje z različnimi kulturnimi okoliščinami uporabljajo različne govorice telesa in družbene norme za komunikacijo. Poznavanje občinstva je zato pomemben del za učinkovito poslovno komunikacijo. Toda tudi znotraj družbe, ki so iz podobnega kulturnega okolja, se stili komunikacije lahko zelo razlikujejo. Nekaterim je bolj všeč neposredna komunikacija, drugi pa se bodo ob takšnem pristopu počutili “napadeno” in neprijetno.

Razumevanje, kako morate sporočiti svoje sporočilo, je enako pomembno kot to, kaj morate sporočiti.

Vaše sporočilo naj bo jasno in razumljivo

poslovna komunikacija

Poznate občutek, ko na koncu pogovora ne veste, kaj je bilo pravzaprav bistvo sporočila oziroma kaj vam je sogovornik želel povedati? Kolikokrat se vam je zgodilo, da ste ga prosili, naj pove še enkrat? V past nerazumljivosti se ne bomo ujeli, če se bomo držali načela jasnosti.

Delajmo kratke povedi, ki jim bo sogovornik lahko sledil. Skušajmo se izražati precizno in misli pregledno oblikovati. To je še zlasti pomembno pri zahtevnih temah, ko se moramo osredotočiti na razumljivost: izražajmo se preprosto, uporaba tujk morda govori o naši razgledanosti, a lahko zamegli bistvo sporočila. V eni sapi nikoli ne moremo povedati vsega, s preveč informacijami bomo v pogovor vnesli zmedo in se oddaljili od začrtanega cilja.

Jasno povejte svoja pričakovanja in način dela

Ne glede na to, ali delate s svojo ekipo, prodajalci ali strankami, je pomembno, da pričakovanja določite zgodaj in jasno. Vaše stranke morajo vedeti, kakšno raven storitev lahko pričakujejo. Kupci morajo razumeti plačilne pogoje in način dela. Vaši zaposelni morajo vedeti vaša pričakovanja – kdaj bodo dokončali svoje delo, in kakšen je pravočasen rok za kateri koli projekt. Tu je zopet pomembno, da poznate svojo publiko in temu primernu izberete način komunikacije. Komuniciranje “na več frontah” ima pogosto prednost. Če je na primer nov pravilnik dela obravnavan na sestanku skupine, lahko nadaljnje komuniciranje po e-pošti pomaga pri uveljavljanju pravilnika.

Aktivno poslušajte

Skrivnost uspešne poslovne komunikacije je ravno v učinkovitem poslušanju sogovorcev. V procesu komuniciranja sta aktivno udeležena oba: govorec in poslušalec. Verjetno ste se že kdaj zalotili, da ste med pogovorom z mislimi nehote odtavali drugam. Če želimo, da bo naše poslovno komuniciranje učinkovito, moramo aktivno sodelovati tudi v vlogi poslušalca.

Aktivno poslušanje pomeni, da v celoti slišimo in razumemo pomen sporočila, ki nam ga sogovornik želi posredovati. Osredotočimo se na govorčevo komunikacijo in za čas pogovora pustimo svoje misli. Lastnost aktivnega poslušalca je, da ne skače v besedo, ampak počaka, da sogovornik konča svojo misel in šele nato poda svoj pogled na zadevo. Dober poslušalec pokaže zanimanje za pogovor s telesno govorico, spodbuja sogovornika s t. i. odprtimi vprašanji in si dela zapiske.

Priznajte svoje napake in prevzamite odgovornost dela svojih zaposlenih

Veliko menedžerjev svoje dosežke poudari, medtem, ko svoje napake velikokrat “zvalijo” na svoje zaposlene. Tudi če je določen član ekipe storil napako, ki je povzročila verižno reakcijo in privedla do npr. zakasnitve pri dobavi izdelka, bi bilo treba to situacijo obravnavati zasebno. Dober menedžer bo v tem primeru prevzel odgovornost za neučinkovit nazdor svojih zaposlenih in skušal krivdo prezveti nase. V primeru uspešnega posla, pa ne bi smeli zadržati vse zasluge zase. Ne pozabite javno izpostaviti kdo v ekipi je zaslužen za ta uspeh in premislite, kako ga boste nagradili. To je dobra veščina vodenja ekipe, dobro pa deluje tudi pri interakcijah s strankami. Če ste vodja, potem prevzamite polno odgovornost za delovanje svojih zaposlenih. Obrestovalo se vam bo. 

Ne pozabite na neverbalno poslovno komuniciranje

Poslovno komuniciranje sestavlja tudi neverbalna komunikacija. Govorica telesa je praoblika medsebojnega sporazumevanja. Kaj vam sporoča poslovni partner z izbiro obleke, modnih dodatkov, s telesno držo, z načinom hoje, s kretnjami rok ali z izrazom na obrazu? Če razumemo, kaj nam sogovornik sporoča s svojo telesno govorico, se bomo laže vživeli v njegove želje in pričakovanja ter bomo bolj suvereno stopili na pot učinkovitega partnerskega sodelovanja. Izbira obleke kaže naš odnos do dela, do drugih ljudi in do sebe samega. Z držo ne izražamo samo notranjega počutja in razpoloženja, ampak tudi samozavest in celo družbeni položaj.

Posredno poslovno komuniciranje (preko e-pošte ipd.)

Osredotočite se na sporočilo, ki naj bo jasno in ne predlogoposlovno komuniciranje

Ohranite rdečo nit. Če pišete daljši zapisek ali e-poštno sporočilo (več kot odstavek ali dva), ne pozabite na osrednji namen vašega sporočila. Poskrbite, da boste povedali, kar dejansko želite povedati.

Sporočilo naj bo preprosto in razumljivo

Ne zmedite se ali uporabljajte dolgih, zapletenih stavkov.

Uporabite oznake in naštevanje opornih točk z alinejami

Označene točke in oštevilčeni seznami zmanjšajo število besed, ki jih morate napisati, je veliko pregledneje, hkrati pa drugim pa olajšajo branje. 

WIIFM pravilo

To je kratica, ki je nihče namerno ne vpraša, toda vsi bi si morali odgovoriti: “What’s In It For Me?” Ne glede na to, s kom komunicirate, bo to vprašanje nezavedno postavljeno. Odgovor naj bo zelo jasen. Če ne veste odgovora, obstaja velika verjetnost, da je vaše spročilo oz. zapisek nesmiselen.

Poziv k dejanju

Prejemnika sporočila ne pozabite nagovoriti k “akciji”. Jasno mu sporočite kaj in kdaj pričakujete.

Bodite natančni pri prisanju in odpravite napake

Veliko pravopisnih napak daje vtis, da ste pisali hitro in zmedeno. S tem dajete nezavedno sporočilu tudi prejemniku tega zapisa. Preden pošljete oz. oddate zapis, vsaj enkrat počasi in temeljito preverite svoj zapis.

“Seznanite vaše zaposlene s pravilnimi pristopi v poslovni komunikaciji in poslovnem bontonu. Za vas organiziramo Team building program “Poslovni bonton”

Pričakujemo vas na pragu Ljubljane na našem ekološkem posestvu Trnulja!